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TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES CÓSMETICOS GHELIC LTDA MARCO LEGAL La presente política se desarrolla con base en el Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia el cual establece lo siguiente: “ARTICULO 15. Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución. (…).”; así mismo en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y Decreto 1377 de 2013 las cuales establecen las disposiciones generales que toda organización debe tener para la protección de datos personales; por tanto, COSMÉTICOS GHELIC LTDA., teniendo en cuenta su condición de responsable del tratamiento de datos de carácter personal que tiene y dentro de su deber legal y corporativo, encaminado a proteger el derecho a la privacidad de las personas, así como la facultad de conocer, actualizar o solicitar la información que sobre ellas se archive en bases de datos, ha diseñado la presente política de manejo de la información de carácter personal y bases de datos. OBJETIVO Con la implementación de ésta política, se pretende garantizar la reserva de la información y la seguridad sobre el tratamiento que se le dará a la misma a todos los clientes, proveedores, empleados y terceros de quienes COSMÉTICOS GHELIC LTDA., ha obtenido legalmente información y datos personales conforme a los lineamientos establecidos por la ley. DEFINICIONES Se tendrán en cuenta las siguientes definiciones: Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales. Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular. Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio ya su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios a que se refiere el Título IV” de la Ley 1266. Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO El responsable del tratamiento de la información recolectada está a cargo de COSMÉTICOS GHELIC LTDA. ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS El responsable del tratamiento de los datos y la información recolectada está a cargo de COSMÉTICOS GHELIC LTDA. DERECHOS QUE TIENEN LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES Todo proceso que conlleve el tratamiento por parte de cualquier área de la compañía de datos personales tanto de clientes, proveedores, empleados y en general cualquier tercero con el cual COSMÉTICOS GHELIC LTDA, sostenga relaciones comerciales y laborales deberá tener en cuenta e informarle de manera expresa y previa, por cualquier medio del cual se pueda conservar una constancia de su cumplimiento, y de conformidad con lo establecido en la ley 1581 de 2012, los derechos que le asisten a ese titular de los datos, los cuáles se expresan a continuación: a) A conocer, actualizar, rectificar, consultar sus datos personales en cualquier momento frente a COSMÉTICOS GHELIC LTDA., respecto a los datos que considere parciales, inexactos, incompletos, fraccionados y aquellos que induzcan a error o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. b) A solicitar en cualquier momento una prueba de la autorización otorgada a COSMÉTICOS GHELIC LTDA. c) A ser informado por COSMÉTICOS GHELIC LTDA., previa solicitud del titular de los datos, respecto del uso que le ha dado a los mismos. d) A presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio las quejas que considere pertinentes para hacer valer sus derechos por infracciones a lo dispuesto en la normatividad frente a la compañía. e) A revocar la autorización y/o solicitar la supresión de algún dato cuando considere que COSMÉTICOS GHELIC LTDA., no ha respetado sus derechos y garantías constitucionales. f) A acceder en forma gratuita a los datos personales que voluntariamente decida compartir con COSMÉTICOS GHELIC LTDA. DEBERES QUE TIENE COSMÉTICOS GHELIC LTDA., RESPECTO A LOS TITULARES DE LOS DATOS a) A reconoce que los datos personales son propiedad de los titulares de los mismos y que únicamente tales personas podrán decidir sobre éstos. En este sentido, hará uso exclusivo para aquellas finalidades para las que sea facultado en los términos de la ley y en aras de lo anterior se permite informar a continuación los deberes que asume en su calidad de responsable del tratamiento de conformidad con lo establecido en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012. b) Suministrará al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley. c) Tramitará las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley. AUTORIZACIÓN COSMÉTICOS GHELIC LTDA., requiere de manera libre, previa y expresa y debidamente soportada por parte de los titulares de los datos, la autorización para su uso por lo cual ha dispuesto mecanismos idóneos garantizando para cada caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN Los titulares de los datos personales pueden en cualquier momento revocar la autorización otorgada a COSMÉTICOS GHELIC LTDA., para el tratamiento de sus datos personales o solicitar la supresión de los mismos, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. COSMÉTICOS GHELIC LTDA., establecerá mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al titular revocar su autorización o solicitar la supresión sus datos personales, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDAD DEL MISMO EN COSMÉTICOS GHELIC LTDA. COSMÉTICOS GHELIC LTDA., en el desarrollo de su objeto social y sus relaciones con terceros, entiéndase por estos clientes, empleados, proveedores, acreedores, aliados estratégicos, filiales, subordinadas entre otros; recopila constantemente datos para llevar a cabo diversas finalidades y usos dentro de los cuales se pueden enmarcar: a) Desarrollar relaciones con terceros con fines administrativos, comerciales, promocionales, informativos, de mercadeo y ventas. b) Informar sobre nuevos productos o servicios. c) Realizar tratamientos estadísticos de sus datos. d) Evaluar la calidad de productos o servicios. e) Desarrollar actividades de mercadeo y promocionales. f) Transmitir, mediante publicación en la web de GHELIC, correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos. g) Realizar estudios internos sobre el cumplimiento de las relaciones comerciales y estudios de mercado. h) Atender servicios y/o solicitudes a través de la línea de atención al cliente. i) Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con el Titular. j) Responder requerimientos legales de entidades administrativas y judiciales. k) Ejecutar el contrato de trabajo. l) Garantizar la seguridad de COSMÉTICOS GHELIC LTDA. m) Desarrollar actividades de capacitación. n) Buscar un conocimiento más cercano con todos sus clientes, proveedores, empleados y terceros vinculados. FORMA DE PROCEDER RESPECTO A LAS CONSULTAS Y SOLICITUDES HECHAS POR LOS TITULARES DE LOS DATOS Todo titular de datos personales tiene derecho a realizar consultas y elevar solicitudes a COSMÉTICOS GHELIC LTDA., respecto al manejo y tratamiento dado a su información. PROCEDIMIENTO PARA EL TRÁMITE DE RECLAMOS O SOLICITUDES Toda solicitud, petición, queja o reclamo que sea presentada a COSMÉTICOS GHELIC LTDA., por parte de cualquier titular, respecto al manejo y tratamiento dado a su información, será resuelta de conformidad con la ley gratulatoria al derecho al habeas data y será tramitado bajo las siguientes reglas: La petición o reclamo se formulará mediante escrito dirigido a COSMÉTICOS GHELIC LTDA., o cualquier otro de los medios definidos en la presente política para tal fin, así: Página Web en la dirección: www.cosmeticosghelic.com Correo electrónico: contacto@cosmeticosghelic.com Línea Telefónica +57 3134567028 Para dicho requerimiento la consulta deberá contar con la siguiente información: Identificación del titular, descripción de los hechos que dan lugar a la solicitud o al reclamo, dirección o medio a través del cual desea obtener su respuesta, y si fuere el caso, presentando los documentos de soporte que se quieran hacer valer. En caso de que el escrito resulte incompleto, COSMÉTICOS GHELIC LTDA., solicitará al interesado para que subsane las fallas dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la reclamación o petición. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

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